Avviso: In questa pagina è disponibile l'Informativa Privacy di Tecnoware nelle versioni italiana e inglese. La versione italiana è riportata di seguito. Per consultare la versione in lingua inglese, è sufficiente scorrere la pagina oltre il termine del documento in italiano.
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INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR"), del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018 e della normativa europea applicabile in materia di Intelligenza Artificiale
Ultimo aggiornamento: 02 luglio 2026
1. Premessa
Tecnoware S.r.l. considera la tutela dei dati personali un elemento fondamentale del rapporto di fiducia con clienti, partner, fornitori e utenti del proprio sito web.
La presente Informativa descrive in modo chiaro e trasparente le modalità con cui vengono raccolti, utilizzati, conservati e protetti i dati personali durante l'utilizzo del sito www.tecnoware.com, dei servizi digitali messi a disposizione dall'azienda e dei canali di comunicazione utilizzati per fornire assistenza, informazioni commerciali e supporto tecnico.
L'obiettivo di Tecnoware è garantire un trattamento dei dati conforme ai principi di:
- liceità;
- correttezza;
- trasparenza;
- minimizzazione dei dati;
- limitazione delle finalità;
- esattezza;
- limitazione della conservazione;
- integrità e riservatezza;
- accountability.
La presente Informativa si applica a tutti i dati personali raccolti tramite:
- sito internet www.tecnoware.com;
- area riservata;
- B2B
- form di contatto;
- richiesta preventivi;
- registrazione prodotti;
- registrazione garanzie;
- newsletter;
- candidatura "Diventa Partner";
- chatbot;
- indirizzo email info@tecnoware.com;
- centralino telefonico;
- eventuali servizi digitali futuri messi a disposizione da Tecnoware.
2. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è:
Tecnoware S.r.l., Via Montetrini 2/E, 50065 Molino del Piano (FI) – Italia. Email: info@tecnoware.com, Sito internet: https://www.tecnoware.com
Il Titolare determina le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali nel rispetto della normativa vigente.
3. Ambito di applicazione
La presente Informativa riguarda tutti i trattamenti effettuati da Tecnoware relativamente ai dati personali raccolti attraverso:
- navigazione sul sito;
- acquisto di prodotti;
- richieste di assistenza;
- richieste commerciali;
- registrazioni;
- newsletter;
- comunicazioni via email;
- telefonate;
- conversazioni con strumenti di assistenza basati su Intelligenza Artificiale;
- partecipazione ad eventi;
- programmi Partner;
- attività di marketing.
L'Informativa non si applica ai siti web di soggetti terzi eventualmente raggiungibili tramite collegamenti presenti sul sito Tecnoware.
Tecnoware si impegna a garantire che il personale coinvolto nell'utilizzo dei sistemi AI riceva un'adeguata formazione.
4. Definizioni
Ai fini della presente Informativa si applicano le definizioni contenute nel Regolamento (UE) 2016/679.
In particolare:
- Dato personale
- qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile.
- Interessato
- la persona fisica cui si riferiscono i dati personali.
- Trattamento
- qualsiasi operazione effettuata sui dati personali, con o senza strumenti automatizzati.
- Profilazione
- qualsiasi trattamento automatizzato volto ad analizzare o prevedere preferenze, interessi o comportamenti dell'interessato.
- Responsabile del trattamento
- il soggetto che tratta dati personali per conto del Titolare.
- Intelligenza Artificiale (AI)
- insieme delle tecnologie software utilizzate da Tecnoware per assistere gli utenti, migliorare l'efficienza dei servizi e supportare il personale nelle attività di assistenza, comunicazione e gestione delle richieste.
5. Categorie di dati raccolti
Durante l'utilizzo dei servizi Tecnoware possono essere raccolte diverse categorie di dati personali.
Tra queste:
Dati identificativi
- nome
- cognome
- azienda
- tipologia azienda
- partita IVA
- codice fiscale (ove necessario)
Dati di contatto
Dati commerciali
- prodotti acquistati
- richieste di preventivo
- storico assistenza
- storico ordini
- interesse verso specifiche categorie di prodotti
Dati tecnici
- indirizzo IP
- browser
- sistema operativo
- identificativi dispositivo
- log di sistema
- cookie
- dati di navigazione
Dati derivanti dalle comunicazioni
Possono inoltre essere raccolte le informazioni volontariamente fornite attraverso:
- moduli di contatto;
- chatbot;
- email;
- telefonate;
- richieste di assistenza;
- richieste commerciali;
- registrazioni prodotti;
- registrazioni garanzie;
- programmi Partner.
L'utente è invitato a non comunicare dati appartenenti alle categorie particolari previste dall'art. 9 del GDPR (ad esempio dati sanitari, convinzioni religiose, opinioni politiche o altri dati sensibili), salvo quando strettamente necessario.
6. Finalità del trattamento
Tecnoware tratta i dati personali esclusivamente per finalità determinate, esplicite e legittime.
Tra le principali finalità rientrano:
Gestione dei servizi richiesti
- gestione delle richieste commerciali;
- assistenza tecnica;
- supporto post-vendita;
- registrazione prodotti;
- gestione delle garanzie;
- elaborazione preventivi;
- evasione ordini;
- fatturazione.
Gestione amministrativa
- obblighi fiscali;
- obblighi contabili;
- gestione contratti;
- gestione fornitori;
- gestione partner.
Assistenza clienti
I dati possono essere utilizzati per:
- rispondere alle richieste degli utenti;
- individuare più rapidamente eventuali problematiche;
- migliorare i tempi di risposta;
- garantire la continuità del servizio.
Sicurezza
I dati possono essere trattati per:
- prevenzione frodi;
- sicurezza informatica;
- protezione dei sistemi;
- prevenzione accessi non autorizzati;
- gestione degli incidenti di sicurezza.
Analisi statistiche
Tecnoware utilizza dati aggregati e anonimizzati per comprendere:
- utilizzo del sito;
- efficacia dei servizi;
- qualità dell'assistenza;
- prestazioni delle piattaforme.
Quando possibile, tali elaborazioni vengono effettuate in forma anonima o pseudonimizzata.
Marketing
Previo consenso dell'interessato oppure nei casi consentiti dalla normativa vigente, Tecnoware può utilizzare i dati per:
- newsletter;
- aggiornamenti tecnici;
- comunicazioni commerciali;
- lancio nuovi prodotti;
- inviti ad eventi;
- promozioni;
- offerte dedicate.
L'obiettivo è inviare comunicazioni pertinenti e realmente utili, evitando contenuti non in linea con gli interessi manifestati dall'utente.
L'interessato può revocare il consenso o opporsi in qualsiasi momento al trattamento per finalità di marketing.
7. Basi giuridiche del trattamento
Il trattamento dei dati personali viene effettuato esclusivamente quando sussiste almeno una delle basi giuridiche previste dal GDPR.
In particolare:
- consenso dell'interessato;
- esecuzione di un contratto;
- misure precontrattuali richieste dall'interessato;
- obblighi di legge;
- legittimo interesse del Titolare, purché non prevalgano i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato.
L'eventuale personalizzazione delle comunicazioni non comporta valutazioni automatizzate della persona né produce effetti giuridici o significativamente analoghi sull'interessato.
8. Modalità del trattamento
Il trattamento avviene mediante strumenti elettronici, informatici e, ove necessario, cartacei.
Tecnoware adotta misure tecniche e organizzative adeguate per garantire:
- riservatezza;
- disponibilità;
- integrità;
- resilienza dei sistemi;
- protezione contro accessi non autorizzati;
- prevenzione della perdita accidentale dei dati.
Tutti i trattamenti vengono effettuati esclusivamente da personale autorizzato oppure da Responsabili del trattamento formalmente nominati. L'identità dei fornitori e le garanzie applicate possono essere richieste al Titolare.
9. Principi di sicurezza e Privacy by Design
Tecnoware progetta i propri servizi adottando i principi di Privacy by Design e Privacy by Default, integrando la protezione dei dati personali fin dalla fase di progettazione dei servizi digitali.
Ogni nuovo servizio viene sviluppato tenendo conto dei principi di:
- minimizzazione dei dati;
- limitazione delle finalità;
- riduzione dei rischi;
- protezione delle informazioni;
- sicurezza informatica;
- controllo degli accessi;
- tracciabilità delle operazioni;
- aggiornamento continuo delle misure di sicurezza.
10. Utilizzo di sistemi di Intelligenza Artificial
Per offrire un servizio di assistenza sempre più rapido, preciso ed efficiente, Tecnoware S.r.l. utilizza sistemi di Intelligenza Artificiale ("AI") a supporto delle attività di assistenza tecnica, assistenza commerciale, gestione delle richieste e comunicazione con gli utenti.
I sistemi di Intelligenza Artificiale utilizzati da Tecnoware sono impiegati esclusivamente per finalità di assistenza clienti, supporto tecnico, gestione delle richieste commerciali e ottimizzazione dei processi aziendali. In relazione a tali specifiche finalità d'uso, essi non rientrano tra i sistemi di Intelligenza Artificiale classificati come "ad alto rischio" ai sensi del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act).
L'utilizzo di tali sistemi è soggetto agli obblighi di trasparenza previsti dall'art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689. Per questo motivo, prima dell'inizio dell'interazione, l'utente viene chiaramente informato che sta comunicando con un sistema automatizzato e non con un operatore umano.
Qualora necessario, la richiesta viene trasferita al personale Tecnoware competente, che prende in carico la conversazione e prosegue direttamente l'assistenza.
11. Canali gestiti mediante Intelligenza Artificiale
Tecnoware utilizza sistemi AI nei seguenti canali:
- chatbot presente sul sito www.tecnoware.com;
- indirizzo e-mail info@tecnoware.com;
- centralino telefonico aziendale;
- sistemi VoIP;
- eventuali assistenti vocali;
- sistemi automatici di gestione delle richieste;
- servizi di assistenza clienti;
- futuri canali digitali che potranno essere attivati.
L'Intelligenza Artificiale costituisce normalmente il primo livello di contatto con l'utente.
Qualora la richiesta richieda competenze specialistiche oppure una valutazione discrezionale, essa viene trasferita al personale Tecnoware competente.
12. Finalità dell'utilizzo dell'Intelligenza Artificiale
I sistemi AI vengono utilizzati esclusivamente per migliorare i servizi offerti da Tecnoware.
In particolare per:
- rispondere alle richieste di assistenza;
- fornire informazioni sui prodotti;
- guidare l'utente nella scelta delle soluzioni più adatte;
- raccogliere richieste commerciali;
- elaborare richieste di preventivo;
- indirizzare correttamente le richieste verso il reparto competente;
- fornire supporto post-vendita;
- assistere nella registrazione dei prodotti;
- assistere nella registrazione delle garanzie;
- supportare il programma "Diventa Partner";
- migliorare i tempi medi di risposta;
- migliorare la qualità complessiva dell'assistenza.
13. Miglioramento continuo dei servizi
Le informazioni raccolte durante le interazioni possono essere utilizzate per:
- migliorare l'efficacia dell'assistenza;
- ridurre gli errori di risposta;
- aggiornare le basi di conoscenza utilizzate dagli operatori;
- individuare problematiche ricorrenti;
- migliorare la documentazione tecnica;
- migliorare il sito web;
- migliorare l'esperienza utente (User Experience);
- migliorare i servizi esistenti e sviluppare nuove funzionalità strettamente correlate ai servizi offerti.
Quando possibile, tali elaborazioni vengono effettuate utilizzando dati anonimizzati o pseudonimizzati.
14. Controllo qualità
Per garantire elevati standard qualitativi, alcune conversazioni, email o chiamate possono essere riesaminate da personale Tecnoware appositamente autorizzato.
Tale attività viene svolta esclusivamente per:
- controllo qualità;
- verifica della correttezza delle risposte;
- formazione del personale, nel rispetto del principio di minimizzazione;
- manutenzione dei sistemi;
- miglioramento delle procedure;
- sicurezza informatica;
- gestione di eventuali contestazioni.
L'accesso alle informazioni è limitato al personale autorizzato secondo il principio del "need to know".
15. Decisioni automatizzate
L'utilizzo dell'Intelligenza Artificiale non comporta decisioni automatizzate che producano effetti giuridici o incidano significativamente sull'interessato ai sensi dell'articolo 22 del Regolamento (UE) 2016/679.
Le decisioni aventi effetti contrattuali, economici o amministrativi vengono sempre assunte da personale umano.
16. Comunicazioni tramite e-mail
L'indirizzo info@tecnoware.com può essere gestito mediante strumenti di Intelligenza Artificiale finalizzati a:
- classificare automaticamente le richieste;
- individuare il reparto competente;
- predisporre bozze di risposta;
- recuperare informazioni tecniche;
- velocizzare i tempi di gestione.
Le risposte possono essere generate automaticamente oppure validate da operatori Tecnoware prima dell'invio, in funzione della tipologia della richiesta.
17. Supervisione umana dei sistemi di Intelligenza Artificiale.
Tecnoware garantisce che i sistemi di Intelligenza Artificiale siano utilizzati sotto la supervisione del personale autorizzato.
Qualora un utente richieda chiarimenti, una verifica o un approfondimento relativamente a una risposta generata automaticamente, la conversazione può essere presa in carico da un operatore umano, che potrà riesaminare la richiesta e fornire un riscontro personalizzato.
L'impiego dell'Intelligenza Artificiale costituisce pertanto uno strumento di supporto alle attività aziendali e non sostituisce il controllo umano nei casi in cui quest'ultimo sia necessario per garantire qualità, correttezza e tutela dei diritti degli interessati.
18. Gestione del centralino telefonico
Il centralino telefonico Tecnoware può utilizzare sistemi basati su Intelligenza Artificiale per:
- comprendere la richiesta dell'utente;
- identificare il reparto competente;
- fornire informazioni immediate;
- gestire richieste frequenti;
- inoltrare le chiamate agli operatori.
Qualora necessario, la chiamata viene trasferita ad un operatore umano.
Le eventuali registrazioni delle chiamate, ove effettuate, avvengono esclusivamente nei limiti consentiti dalla normativa vigente e previa informativa all'interessato.
19. Trascrizione vocale
Per migliorare l'efficienza del servizio di assistenza, Tecnoware può utilizzare sistemi automatici di riconoscimento vocale (speech-to-text) che trasformano le comunicazioni vocali in testo.
Le trascrizioni sono utilizzate esclusivamente per:
- gestione delle richieste di assistenza e supporto;
- ricostruzione delle conversazioni;
- miglioramento della qualità del servizio;
- formazione del personale;
- controllo qualità;
- manutenzione e ottimizzazione dei sistemi.
Qualora la conversazione telefonica sia oggetto di registrazione, trascrizione automatica o di entrambe le attività, l'utente viene preventivamente informato mediante un messaggio vocale automatico all'inizio della chiamata o mediante altra modalità idonea a garantire un'informazione chiara e trasparente, in conformità agli articoli 12 e 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).
L'informativa comunica la presenza dei sistemi di registrazione e/o trascrizione, le relative finalità del trattamento, le modalità di utilizzo dei dati personali e rinvia, ove opportuno, alla presente Informativa Privacy per maggiori dettagli. L'utente è libero di interrompere la chiamata in qualsiasi momento qualora non intenda proseguire l'interazione.
Le trascrizioni sono accessibili esclusivamente al personale autorizzato di Tecnoware o ai soggetti formalmente nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 e vengono conservate esclusivamente per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità indicate nella presente Informativa, nel rispetto dei principi di minimizzazione, limitazione della conservazione e sicurezza dei dati previsti dal GDPR.
20. Sintesi vocale
Tecnoware può utilizzare sistemi di sintesi vocale per consentire ai servizi automatici di dialogare con gli utenti mediante voce artificiale.
La sintesi vocale viene impiegata esclusivamente per finalità di assistenza.
21. Fornitori tecnologici
Per l'erogazione dei servizi descritti nella presente Informativa, Tecnoware può avvalersi di fornitori tecnologici specializzati appartenenti a diverse categorie, tra cui, a titolo esemplificativo:
- fornitori di servizi di Intelligenza Artificiale;
- fornitori di servizi cloud;
- piattaforme CRM;
- sistemi di comunicazione e VoIP;
- servizi di riconoscimento e sintesi vocale;
- piattaforme di e-mail marketing;
- servizi di analisi statistica e misurazione delle performance;
- piattaforme di advertising e marketing digitale;
- hosting provider;
- società di sviluppo e manutenzione software;
- ulteriori partner tecnologici necessari all'erogazione dei servizi.
Tali soggetti operano, ove richiesto dalla normativa, quali Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, sulla base di accordi contrattuali che disciplinano il trattamento dei dati personali e prevedono adeguate misure tecniche e organizzative per garantirne la sicurezza.
Per i servizi di Intelligenza Artificiale utilizzati in configurazione enterprise, i dati elaborati nell'ambito delle conversazioni sono trattati esclusivamente per l'erogazione dei servizi richiesti da Tecnoware. In conformità alle condizioni contrattuali applicabili, tali dati non vengono utilizzati dai fornitori per l'addestramento dei rispettivi modelli di Intelligenza Artificiale né per finalità proprie incompatibili con le istruzioni impartite dal Titolare del trattamento.
L'elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento è disponibile su richiesta dell'interessato ai sensi della normativa vigente.
22. Utilizzo dei dati da parte dei fornitori
I fornitori tecnologici utilizzati da Tecnoware non possono utilizzare i dati personali per finalità proprie incompatibili con quelle indicate nella presente Informativa.
Essi trattano i dati esclusivamente nella misura necessaria per l'erogazione dei servizi richiesti da Tecnoware e secondo le istruzioni impartite dal Titolare del trattamento.
Tecnoware seleziona i propri fornitori valutandone l'affidabilità, il livello di sicurezza e la conformità alla normativa applicabile.
23. Addestramento dei sistemi AI
Tecnoware utilizza sistemi di Intelligenza Artificiale esclusivamente per supportare i propri processi operativi, di assistenza e di comunicazione.
Le informazioni raccolte durante le interazioni possono essere utilizzate da Tecnoware per migliorare le proprie basi di conoscenza, la documentazione tecnica, le procedure operative e la qualità complessiva dei servizi offerti.
I dati personali conferiti dagli utenti non vengono utilizzati da Tecnoware per addestrare modelli di Intelligenza Artificiale generativi o per sviluppare sistemi destinati a finalità diverse dall'erogazione dei servizi descritti nella presente Informativa.
Ove possibile, tali attività vengono svolte utilizzando dati anonimizzati, pseudonimizzati o comunque minimizzati, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione dei dati e limitazione delle finalità previsti dal Regolamento (UE) 2016/679.
24. Principio di minimizzazione dei dati nelle interazioni con i sistemi AI
Durante l'utilizzo dei servizi di assistenza basati su Intelligenza Artificiale, l'utente è invitato a comunicare esclusivamente le informazioni strettamente necessarie alla gestione della propria richiesta.
Salvo quando espressamente richiesto o necessario per l'erogazione del servizio, si raccomanda di non condividere categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9 del Regolamento (UE) 2016/679 (quali, ad esempio, dati relativi alla salute, convinzioni religiose, opinioni politiche o altri dati sensibili), né informazioni eccedenti rispetto alle finalità dell'interazione.
Tecnoware tratta i dati personali nel rispetto dei principi di minimizzazione, pertinenza e limitazione delle finalità previsti dal GDPR.
25. Newsletter e comunicazioni commerciali
Tecnoware offre agli utenti la possibilità di iscriversi alla propria newsletter per ricevere aggiornamenti relativi ai prodotti, ai servizi, agli eventi, alle novità aziendali e alle iniziative commerciali.
L'iscrizione alla newsletter avviene esclusivamente mediante manifestazione di consenso libero, specifico, informato e inequivocabile, ove richiesto dalla normativa vigente.
Le comunicazioni possono riguardare, a titolo esemplificativo:
- nuovi prodotti;
- aggiornamenti software;
- aggiornamenti firmware;
- eventi;
- webinar;
- promozioni;
- offerte dedicate;
- documentazione tecnica;
- comunicazioni istituzionali.
Il servizio newsletter è gestito mediante piattaforme professionali dedicate che garantiscono adeguati livelli di sicurezza e conformità al GDPR.
L'utente può revocare il consenso in qualsiasi momento utilizzando il link presente in ogni comunicazione oppure scrivendo a info@tecnoware.com.
26. Marketing personalizzato
Tecnoware desidera inviare comunicazioni realmente utili ai propri clienti e partner.
Per questo motivo, previo consenso ove richiesto dalla normativa applicabile oppure nei casi consentiti dalla legge, le comunicazioni possono essere personalizzate sulla base di elementi quali:
- prodotti acquistati;
- prodotti registrati;
- richieste di assistenza;
- richieste commerciali;
- preventivi richiesti;
- settore merceologico;
- interesse manifestato verso specifiche categorie di prodotti;
- partecipazione ad eventi;
- precedenti interazioni con Tecnoware.
Tale attività ha l'unico scopo di rendere le comunicazioni più pertinenti e di evitare l'invio di contenuti non rilevanti.
La personalizzazione delle comunicazioni non produce decisioni automatizzate con effetti giuridici e non limita in alcun modo i diritti dell'interessato.
L'utente può opporsi in qualsiasi momento al trattamento per finalità di marketing o personalizzazione.
27. Cookie e tecnologie analoghe
Il sito www.tecnoware.com utilizza cookie e tecnologie analoghe per garantire il corretto funzionamento del sito, migliorarne le prestazioni, analizzare il traffico e, previo consenso, offrire contenuti e comunicazioni personalizzate.
Le tipologie di cookie utilizzate possono comprendere:
- cookie tecnici;
- cookie funzionali;
- cookie analitici;
- cookie statistici;
- cookie di misurazione;
- cookie di marketing;
- cookie di profilazione (solo previo consenso, ove richiesto).
L'utente può modificare in qualsiasi momento le proprie preferenze attraverso il sistema di gestione del consenso ai cookie (Cookie Banner / Consent Management Platform).
Le informazioni dettagliate sono disponibili nella Cookie Policy del sito.
28. Google Analytics
Tecnoware utilizza Google Analytics per analizzare in forma aggregata l'utilizzo del sito web.
Le informazioni raccolte possono comprendere, ad esempio:
- pagine visitate;
- durata della navigazione;
- dispositivi utilizzati;
- browser;
- provenienza geografica approssimativa;
- sorgenti di traffico;
- interazioni con il sito.
Quando tecnicamente possibile, vengono adottate configurazioni orientate alla minimizzazione dei dati e alla riduzione dell'identificabilità degli utenti.
L'utilizzo di tali strumenti avviene nel rispetto delle preferenze espresse tramite il sistema di gestione dei cookie.
29. Meta Pixel
Previo consenso dell'utente, il sito può utilizzare strumenti messi a disposizione da Meta Platforms (ad esempio Meta Pixel) per:
- misurare l'efficacia delle campagne pubblicitarie;
- comprendere il comportamento aggregato degli utenti;
- proporre contenuti maggiormente pertinenti;
- creare pubblici personalizzati;
- effettuare attività di remarketing.
Tecnoware non riceve informazioni che consentano di identificare direttamente il singolo utente attraverso tali strumenti.
30. Google Maps
Alcune pagine del sito possono incorporare mappe interattive fornite da Google.
L'utilizzo del servizio può comportare il trattamento di dati tecnici da parte del relativo fornitore.
Per maggiori informazioni si rinvia all'informativa privacy di Google.
31. YouTube
Sul sito possono essere incorporati contenuti video ospitati sulla piattaforma YouTube.
La visualizzazione dei contenuti può comportare l'installazione di cookie o tecnologie analoghe da parte del relativo fornitore, secondo le preferenze espresse dall'utente.
32. Social Network
Il sito può contenere collegamenti ai profili ufficiali Tecnoware presenti sui principali social network.
L'eventuale interazione con tali piattaforme è regolata dalle rispettive informative privacy.
Tecnoware non è responsabile dei trattamenti effettuati autonomamente dai gestori delle piattaforme social.
33. Accesso ai dati
I dati personali possono essere trattati esclusivamente da soggetti autorizzati dal Titolare, adeguatamente istruiti e vincolati da obblighi di riservatezza.
Possono inoltre avere accesso ai dati, nei limiti strettamente necessari allo svolgimento delle proprie attività:
- personale amministrativo;
- personale commerciale;
- personale marketing;
- personale tecnico;
- assistenza clienti;
- amministratori di sistema;
- consulenti;
- professionisti;
- fornitori di servizi cloud;
- fornitori di servizi AI;
- fornitori CRM;
- fornitori VoIP;
- hosting provider;
- società informatiche;
- società di manutenzione;
- corrieri;
- spedizionieri;
- partner tecnologici.
Tutti i soggetti esterni che trattano dati per conto di Tecnoware vengono nominati, ove necessario, Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR.
34. Trasferimenti di dati verso Paesi terzi
Alcuni fornitori tecnologici utilizzati da Tecnoware potrebbero trattare dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE).
In tali casi, Tecnoware garantisce che ogni trasferimento avvenga nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679, adottando, ove necessario:
- Decisioni di Adeguatezza della Commissione Europea;
- Clausole Contrattuali Standard (Standard Contractual Clauses – SCC);
- ulteriori misure tecniche, organizzative e contrattuali idonee a garantire un livello di protezione sostanzialmente equivalente a quello previsto dalla normativa europea.
35. Periodo di conservazione dei dati
I dati personali vengono conservati esclusivamente per il tempo necessario al perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti.
In particolare:
- dati relativi alle richieste di contatto: per il tempo necessario alla gestione della richiesta e successivamente secondo gli obblighi di legge;
- dati relativi agli acquisti e ai rapporti contrattuali: per i termini previsti dalla normativa civilistica e fiscale;
- dati relativi alla newsletter: fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione;
- dati relativi alle interazioni con i sistemi di assistenza: per il tempo strettamente necessario al miglioramento del servizio, salvo obblighi di legge o esigenze di tutela dei diritti del Titolare;
- dati raccolti mediante cookie: secondo quanto indicato nella Cookie Policy.
Al termine dei periodi di conservazione i dati vengono cancellati, anonimizzati oppure conservati esclusivamente nei casi previsti dalla legge.
36. Diritti dell'interessato
L'interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti riconosciuti dagli articoli 15-22 del Regolamento (UE) 2016/679.
In particolare può:
- ottenere conferma dell'esistenza dei propri dati;
- accedere ai dati personali;
- richiedere la rettifica;
- richiedere la cancellazione;
- ottenere la limitazione del trattamento;
- opporsi al trattamento;
- richiedere la portabilità dei dati, ove applicabile;
- revocare il consenso precedentemente prestato;
- proporre reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.
Le richieste possono essere inviate all'indirizzo:
info@tecnoware.com
Tecnoware si impegna a fornire riscontro entro i termini previsti dalla normativa vigente.
37. Sicurezza dei dati
Tecnoware adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza proporzionato ai rischi derivanti dal trattamento dei dati personali.
Tra le misure adottate rientrano, ove applicabili:
- controllo degli accessi;
- autenticazione degli utenti;
- cifratura delle comunicazioni;
- sistemi di backup;
- monitoraggio delle infrastrutture;
- protezione antivirus e antimalware;
- firewall;
- registrazione degli accessi ai sistemi;
- aggiornamento periodico delle piattaforme;
- procedure di gestione degli incidenti di sicurezza.
38. Aggiornamenti della presente Informativa
La presente Informativa può essere modificata o aggiornata in qualsiasi momento per adeguarla a:
- evoluzioni normative;
- provvedimenti delle Autorità competenti;
- introduzione di nuovi servizi;
- implementazione di nuove tecnologie;
- modifiche organizzative di Tecnoware.
Gli utenti sono invitati a consultare periodicamente questa pagina per verificare eventuali aggiornamenti.
39. Data dell'ultimo aggiornamento
Ultimo aggiornamento: 02 luglio 2026
PRIVACY NOTICE
Pursuant to Regulation (EU) 2016/679 ("GDPR"), Legislative Decree No. 196/2003 as amended by Legislative Decree No. 101/2018, and the applicable European legislation on Artificial Intelligence
Last updated: July 2, 2026
1. Introduction
Tecnoware S.r.l. considers the protection of personal data to be a fundamental element of the relationship of trust with its customers, partners, suppliers, and users of its website.
This Privacy Notice explains, in a clear and transparent manner, how personal data are collected, processed, stored, and protected when using the website www.tecnoware.com, the digital services provided by the Company, and the communication channels used to deliver technical support, commercial information, and customer assistance.
Tecnoware is committed to ensuring that all personal data are processed in accordance with the following principles:
- lawfulness;
- fairness;
- transparency;
- data minimisation;
- purpose limitation;
- accuracy;
- storage limitation;
- integrity and confidentiality;
- accountability.
This Privacy Notice applies to all personal data collected through:
- the website www.tecnoware.com;
- restricted-access areas;
- B2B services;
- contact forms;
- quotation request forms;
- product registration;
- warranty registration;
- newsletters;
- the Become a Partner application process;
- chatbot services;
- the email address info@tecnoware.com;
- the Company's telephone switchboard;
- any future digital services made available by Tecnoware.
2. Data Controller
The Data Controller is:
Tecnoware S.r.l.
Via Montetrini 2/E
50065 Molino del Piano (Florence)
Italy
Email: info@tecnoware.com
Website: https://www.tecnoware.com
The Data Controller determines the purposes and means of processing personal data in compliance with applicable legislation.
3. Scope of Application
This Privacy Notice applies to all processing activities carried out by Tecnoware relating to personal data collected through:
- website browsing;
- product purchases;
- technical support requests;
- commercial enquiries;
- registrations;
- newsletter subscriptions;
- email communications;
- telephone calls;
- interactions with Artificial Intelligence-based assistance systems;
- participation in events;
- Partner programmes;
- marketing activities.
This Privacy Notice does not apply to third-party websites that may be accessed through links available on the Tecnoware website.
Tecnoware is committed to ensuring that personnel involved in the use of Artificial Intelligence systems receive appropriate training.
4. Definitions
For the purposes of this Privacy Notice, the definitions contained in Regulation (EU) 2016/679 ("GDPR") shall apply.
In particular:
Personal Data
Any information relating to an identified or identifiable natural person.
Data Subject
The natural person to whom the personal data relate.
Processing
Any operation or set of operations performed on personal data, whether or not by automated means.
Profiling
Any form of automated processing of personal data consisting of the use of such data to analyse or predict aspects concerning a natural person's preferences, interests or behaviour.
Data Processor
A natural or legal person who processes personal data on behalf of the Data Controller.
Artificial Intelligence (AI)
The set of software technologies used by Tecnoware to assist users, improve service efficiency, and support personnel in customer assistance, communications, and request management activities.
5. Categories of Personal Data Collected
During the use of Tecnoware services, various categories of personal data may be collected.
These include:
Identification Data
- first name;
- last name;
- company name;
- company type;
- VAT number;
- tax identification number (where required).
Contact Data
- email address;
- telephone number;
- postal address.
Commercial Data
- purchased products;
- quotation requests;
- support history;
- order history;
- interest in specific product categories.
Technical Data
- IP address;
- browser type;
- operating system;
- device identifiers;
- system logs;
- cookies;
- browsing data.
Data Provided Through Communications
Information voluntarily provided by users may also be collected through:
- contact forms;
- chatbot interactions;
- emails;
- telephone calls;
- support requests;
- commercial enquiries;
- product registrations;
- warranty registrations;
- Partner Programme applications.
Users are invited not to disclose special categories of personal data pursuant to Article 9 of the GDPR (such as health data, religious beliefs, political opinions, or other sensitive information), unless strictly necessary.
6. Purposes of Processing
Tecnoware processes personal data exclusively for specified, explicit and legitimate purposes.
The main processing purposes include:
Provision of Requested Services
- management of commercial enquiries;
- technical support;
- after-sales assistance;
- product registration;
- warranty management;
- quotation preparation;
- order fulfilment;
- invoicing.
Administrative Management
- compliance with tax obligations;
- accounting obligations;
- contract management;
- supplier management;
- partner management.
Customer Support
Personal data may be processed in order to:
- respond to user enquiries;
- identify issues more efficiently;
- improve response times;
- ensure service continuity.
Security
Personal data may also be processed for:
- fraud prevention;
- cybersecurity;
- protection of company systems;
- prevention of unauthorised access;
- management of security incidents.
Statistical Analysis
Tecnoware uses aggregated and anonymised data to analyse:
- website usage;
- service effectiveness;
- quality of customer support;
- platform performance.
Where possible, such analyses are carried out using anonymous or pseudonymised data.
Marketing
Subject to the Data Subject's consent, where required, or in the cases permitted by applicable legislation, Tecnoware may process personal data for:
- newsletters;
- technical updates;
- commercial communications;
- new product launches;
- invitations to events;
- promotional initiatives;
- dedicated offers.
The objective is to provide relevant and genuinely useful communications while avoiding content that does not match the user's interests.
The Data Subject may withdraw consent or object to processing for marketing purposes at any time.
7. Legal Bases for Processing
Personal data are processed only where at least one of the legal bases provided for by the GDPR applies.
These include:
- the Data Subject's consent;
- performance of a contract;
- implementation of pre-contractual measures requested by the Data Subject;
- compliance with legal obligations;
- the legitimate interests pursued by the Data Controller, provided that such interests do not override the fundamental rights and freedoms of the Data Subject.
Any personalisation of communications does not involve automated evaluation of individuals and does not produce legal effects or similarly significant effects on the Data Subject.
8. Processing Methods
Personal data are processed using electronic, IT-based and, where necessary, paper-based systems.
Tecnoware adopts appropriate technical and organisational measures to ensure:
- confidentiality;
- availability;
- integrity;
- resilience of processing systems;
- protection against unauthorised access;
- prevention of accidental data loss.
All processing activities are carried out exclusively by authorised personnel or by Data Processors formally appointed in accordance with applicable legislation.
Information regarding the identity of Data Processors and the safeguards adopted may be requested from the Data Controller.
9. Security Principles and Privacy by Design
Tecnoware develops its services in accordance with the principles of Privacy by Design and Privacy by Default, integrating personal data protection into the design of its digital services from the earliest stages.
Each new service is developed taking into account the following principles:
- data minimisation;
- purpose limitation;
- risk reduction;
- information protection;
- cybersecurity;
- access control;
- traceability of operations;
- continuous improvement of security measures.
10. Use of Artificial Intelligence Systems
In order to provide faster, more accurate and more efficient customer support, Tecnoware S.r.l. uses Artificial Intelligence ("AI") systems to support technical assistance, commercial support, request management and user communications.
The Artificial Intelligence systems used by Tecnoware are employed exclusively for customer support, technical assistance, management of commercial enquiries and optimisation of internal business processes. In relation to these specific intended purposes, such systems do not fall within the category of "high-risk AI systems" as defined by Regulation (EU) 2024/1689 (AI Act).
The use of these systems complies with the transparency obligations established by Article 50 of Regulation (EU) 2024/1689 (AI Act). Accordingly, before or at the beginning of the interaction, users are clearly informed whenever they are communicating with an Artificial Intelligence system rather than directly with a human operator.
Where necessary, requests are transferred to authorised Tecnoware personnel, who take over the interaction and continue providing assistance.
11. Communication Channels Supported by Artificial Intelligence
Tecnoware may use Artificial Intelligence systems across several communication channels, including:
- the chatbot available on www.tecnoware.com;
- the email address info@tecnoware.com;
- the Company's telephone switchboard;
- VoIP communication systems;
- voice assistants;
- automated request management systems;
- customer support services;
- any future digital communication channels that may be introduced.
Artificial Intelligence normally represents the first level of interaction with users.
Whenever specialised knowledge, discretionary assessment or direct human intervention is required, the request is transferred to the appropriate Tecnoware department.
12. Purposes of Artificial Intelligence
Artificial Intelligence systems are used exclusively to improve the quality and efficiency of the services provided by Tecnoware.
They may be used to:
- respond to technical support requests;
- provide product information;
- assist users in identifying the most suitable solutions;
- collect commercial enquiries;
- process quotation requests;
- direct requests to the appropriate department;
- provide after-sales support;
- assist with product registration;
- assist with warranty registration;
- support the Become a Partner programme;
- reduce response times;
- improve the overall quality of customer support.
13. Continuous Service Improvement
Information collected during user interactions may be processed in order to:
- improve customer support efficiency;
- reduce response errors;
- update internal knowledge bases;
- identify recurring issues;
- improve technical documentation;
- improve the Company's website;
- enhance the overall User Experience (UX);
- improve existing services and develop new functionalities closely related to the services already provided.
Where possible, these activities are carried out using anonymised or pseudonymised data.
14. Quality Assurance
In order to maintain high service standards, certain conversations, emails or telephone interactions may be reviewed by authorised Tecnoware personnel.
Such reviews are performed exclusively for the following purposes:
- quality assurance;
- verification of response accuracy;
- staff training;
- system maintenance;
- optimisation of operational procedures;
- information security;
- management of complaints or disputes.
Access to such information is strictly limited to authorised personnel on a need-to-know basis.
15. Automated Decision-Making
The use of Artificial Intelligence by Tecnoware does not involve automated decision-making producing legal effects or similarly significant effects on individuals, as referred to in Article 22 of Regulation (EU) 2016/679 (GDPR).
Any contractual, commercial or administrative decisions are always taken by authorised human personnel.
16. Human Oversight
Tecnoware ensures that Artificial Intelligence systems operate under appropriate human supervision.
Where a user requests clarification, verification or further assistance regarding information generated by an AI system, the interaction may be transferred to an authorised Tecnoware operator, who will review the request and provide personalised support where appropriate.
Artificial Intelligence therefore serves exclusively as a support tool and does not replace human oversight whenever such intervention is necessary to ensure service quality, accuracy and the protection of users' rights.
17. Email Communications
The email address info@tecnoware.com may be supported by Artificial Intelligence systems for the purpose of:
- automatically classifying incoming requests;
- identifying the appropriate department;
- preparing draft replies;
- retrieving technical information;
- improving response times.
Responses may be generated automatically or reviewed by authorised Tecnoware personnel, where appropriate, depending on the nature and complexity of the request.
18. Telephone Services
Tecnoware's telephone services may use Artificial Intelligence systems in order to:
- understand the user's request;
- identify the appropriate department;
- provide immediate information;
- manage frequently asked questions;
- transfer calls to human operators whenever necessary.
Where appropriate, calls may be transferred to an authorised Tecnoware representative.
If telephone conversations are recorded, users are informed in advance in accordance with applicable legislation.
19. Voice Transcription
To improve the efficiency of customer support services, Tecnoware may use automatic speech recognition (speech-to-text) technologies to convert spoken communications into written text.
Transcriptions are processed exclusively for the following purposes:
- management of customer support requests;
- reconstruction of conversations;
- improvement of service quality;
- staff training;
- quality assurance;
- maintenance and optimisation of internal systems.
Where telephone conversations are recorded, automatically transcribed, or both, users are informed in advance by means of an automated voice message or through another appropriate method ensuring clear and transparent information, in accordance with Articles 12 and 13 of Regulation (EU) 2016/679 (GDPR).
Such information explains the presence of recording and/or transcription systems, the purposes of processing and the applicable data processing practices, and refers users to this Privacy Notice where appropriate.
Users remain free to discontinue the call at any time should they choose not to continue the interaction.
Transcriptions are accessible exclusively to authorised Tecnoware personnel or Data Processors formally appointed pursuant to Article 28 GDPR and are retained only for the period strictly necessary to achieve the purposes described in this Privacy Notice.
20. Voice Synthesis
Tecnoware may use text-to-speech technologies to enable automated systems to communicate with users through synthetic voice.
Such technologies are used exclusively for customer support purposes.
21. Data Minimisation in AI Interactions
When interacting with Artificial Intelligence-based services, users are encouraged to provide only the information strictly necessary to enable Tecnoware to process their request.
Unless expressly required for the provision of a specific service, users are advised not to disclose special categories of personal data pursuant to Article 9 of the GDPR (such as health-related information, religious beliefs, political opinions or other sensitive information), nor any information that is not relevant to the purpose of the interaction.
Tecnoware processes personal data in accordance with the principles of data minimisation, relevance and purpose limitation established by the GDPR.
22. Technology Providers
In order to provide the services described in this Privacy Notice, Tecnoware may engage specialised technology providers belonging to various categories, including, by way of example:
- Artificial Intelligence service providers;
- cloud service providers;
- CRM platforms;
- communication and VoIP service providers;
- speech recognition and speech synthesis providers;
- email marketing platforms;
- web analytics services;
- digital advertising platforms;
- hosting providers;
- software development and maintenance companies;
- other technology partners required for the provision of Tecnoware services.
Where required by applicable legislation, such entities act as Data Processors pursuant to Article 28 of Regulation (EU) 2016/679 (GDPR), under contractual agreements governing the processing of personal data and requiring the implementation of appropriate technical and organisational security measures.
For Artificial Intelligence services provided under enterprise agreements, personal data processed within user interactions are used exclusively for the provision of the requested services. In accordance with the applicable contractual terms, such data are not used by the service providers to train or improve their underlying Artificial Intelligence models, nor for purposes incompatible with the instructions provided by Tecnoware as Data Controller.
An updated list of Data Processors may be requested from the Data Controller at any time.
23. Newsletter and Commercial Communications
Tecnoware offers users the opportunity to subscribe to its newsletter in order to receive updates regarding products, services, events, corporate news and commercial initiatives.
Newsletter subscriptions are collected exclusively through the Data Subject's freely given, specific, informed and unambiguous consent, where required by applicable legislation.
Communications may include, by way of example:
- new product launches;
- software updates;
- firmware updates;
- events;
- webinars;
- promotional campaigns;
- dedicated offers;
- technical documentation;
- corporate communications.
The newsletter service is managed through professional email marketing platforms that ensure appropriate levels of security and compliance with the GDPR.
Users may withdraw their consent at any time by using the unsubscribe link included in every communication or by contacting info@tecnoware.com.
24. Personalised Marketing
Tecnoware aims to provide commercial communications that are relevant and useful to its customers and business partners.
Subject to the Data Subject's consent, where required, or in the cases permitted by applicable law, communications may be personalised on the basis of information such as:
- purchased products;
- registered products;
- customer support requests;
- commercial enquiries;
- quotation requests;
- business sector;
- interest shown in specific product categories;
- participation in events;
- previous interactions with Tecnoware.
Such personalisation is intended solely to provide communications that are more relevant to the user's interests and to reduce the delivery of unnecessary or unrelated content.
The personalisation of communications does not involve automated profiling producing legal effects or similarly significant effects on the Data Subject.
Users may object to the processing of their personal data for marketing purposes at any time.
25. Cookies and Similar Technologies
The website www.tecnoware.com uses cookies and similar technologies to ensure the proper functioning of the website, improve its performance, analyse traffic and, subject to the user's consent where required, provide personalised content and commercial communications.
The categories of cookies that may be used include:
- strictly necessary cookies;
- functional cookies;
- analytical cookies;
- statistical cookies;
- measurement cookies;
- marketing cookies;
- profiling cookies (where applicable and subject to consent).
Users may review and modify their cookie preferences at any time through the website's Consent Management Platform (CMP).
Further information is available in the Website Cookie Policy.
26. Google Analytics
Tecnoware uses Google Analytics to analyse, in aggregated form, the use of its website.
The information collected may include, for example:
- pages visited;
- browsing duration;
- devices used;
- browser type;
- approximate geographical location;
- traffic sources;
- user interactions with the website.
Where technically feasible, Tecnoware adopts privacy-enhancing configurations designed to minimise the amount of personal data processed.
The use of Google Analytics is subject to the preferences expressed by users through the website's cookie management system.
27. Meta Pixel
Subject to the user's consent where required, the website may use technologies provided by Meta Platforms, including Meta Pixel, for the following purposes:
- measuring the effectiveness of advertising campaigns;
- analysing aggregated user behaviour;
- providing more relevant content;
- creating custom audiences;
- carrying out remarketing activities.
Tecnoware does not receive information that directly identifies individual users through these technologies.
28. Google Maps
Certain sections of the website may incorporate interactive maps provided by Google.
The use of this service may involve the processing of technical information by the relevant provider.
For further information, users are invited to consult Google's Privacy Policy.
29. YouTube
The website may embed video content hosted on the YouTube platform.
Viewing such content may result in the installation of cookies or similar technologies by the relevant provider, in accordance with the preferences expressed by the user.
30. Social Media
The website may include links to Tecnoware's official social media profiles.
Any interaction with such platforms is governed by the respective privacy policies of the relevant providers.
Tecnoware is not responsible for the processing activities independently carried out by social media platform operators.
31. Access to Personal Data
Personal data may be processed exclusively by persons authorised by the Data Controller who have received appropriate instructions and are subject to confidentiality obligations.
Where necessary, personal data may also be accessed by:
- administrative personnel;
- sales personnel;
- marketing personnel;
- technical staff;
- customer support personnel;
- system administrators;
- professional advisers;
- consultants;
- cloud service providers;
- Artificial Intelligence service providers;
- CRM service providers;
- VoIP service providers;
- hosting providers;
- IT service providers;
- software maintenance providers;
- couriers and logistics providers;
- technology partners.
Where required by law, external parties processing personal data on behalf of Tecnoware are appointed as Data Processors pursuant to Article 28 of Regulation (EU) 2016/679.
32. International Data Transfers
Some technology providers engaged by Tecnoware may process personal data outside the European Economic Area (EEA).
Where this occurs, Tecnoware ensures that any international transfer takes place in compliance with Articles 44 et seq. of Regulation (EU) 2016/679, by adopting, where applicable:
- European Commission Adequacy Decisions;
- Standard Contractual Clauses (SCCs);
- additional technical, organisational and contractual safeguards designed to ensure a level of protection substantially equivalent to that guaranteed within the European Union.
Information regarding the applicable safeguards may be requested from the Data Controller.
33. Data Retention
Personal data are retained only for as long as necessary to achieve the purposes for which they were collected.
In particular:
- contact request data are retained for the period necessary to manage the request and subsequently in accordance with applicable legal obligations;
- data relating to purchases and contractual relationships are retained for the periods required by civil, tax and accounting legislation;
- newsletter subscription data are retained until consent is withdrawn or the user unsubscribes;
- data generated through customer support interactions are retained only for the period necessary to improve the quality of the services provided, unless longer retention is required by law or for the protection of the Data Controller's legal rights;
- cookie-related information is retained in accordance with the Website Cookie Policy.
Upon expiry of the applicable retention period, personal data are deleted, anonymised or retained only where required by law.
34. Data Subject Rights
Data Subjects may exercise, at any time, the rights granted by Articles 15 to 22 of Regulation (EU) 2016/679.
These rights include the right to:
- obtain confirmation as to whether personal data concerning them are being processed;
- access their personal data;
- request rectification of inaccurate or incomplete data;
- request erasure of personal data;
- request restriction of processing;
- object to processing;
- receive their personal data in a structured, commonly used and machine-readable format, where applicable;
- withdraw consent at any time, where processing is based on consent;
- lodge a complaint with the competent Supervisory Authority.
Requests may be submitted by contacting:
info@tecnoware.com
Tecnoware will respond within the time limits established by applicable legislation.
35. Data Security
Tecnoware implements appropriate technical and organisational measures to ensure a level of security appropriate to the risks associated with the processing of personal data.
Such measures may include, where applicable:
- access control systems;
- user authentication mechanisms;
- encrypted communications;
- backup systems;
- infrastructure monitoring;
- antivirus and anti-malware protection;
- firewalls;
- logging and monitoring of system access;
- regular software updates;
- security incident management procedures.
36. Updates to this Privacy Notice
This Privacy Notice may be amended or updated from time to time in order to reflect:
- changes in applicable legislation;
- decisions or guidance issued by competent supervisory authorities;
- the introduction of new services;
- the implementation of new technologies;
- organisational changes within Tecnoware.
Users are encouraged to review this Privacy Notice periodically to remain informed of any updates.
37. Last Update
Last updated: July 2, 2026